Nepaisant didelio mokymų pasirinkimo ir mokymo įmonių konkurencijos, užsakovai neretai lieka nepatenkinti mokymų rezultatais. Per beveik 30 metų darbo praktiką teko būti ir mokiniu, ir mokymų užsakovu, ir lektoriumi. Todėl galbūt mano sukaupta patirtis kam nors gali būti naudinga ir leis išvengti „tipinių“ klaidų.
Nuolatinis mokymąsis yra neišvengiamas, nes mus supanti aplinka ne tik nuolat keičiasi, bet ir daro tai labai greitai. Norėdami išlikti konkurencingi, versle dirbantys žmonės privalo žinias nuolat atnaujinti, mokytis. Dėl to nesiginčijama. Ginčas paprastai kyla kai sprendžiama KAIP tai daryti.
Nuolatinis mokymąsis neišvengimas – skiriasi tik pasirenkamas būdas.
Mokymų tikslais gali būti: suteikti teorines žinias, susieti kaip teorinės žinios pasireiškia ir gali būti pritaikomos praktikoje, bei išmokyti atlikti konkrečius praktinius veiksmus. Bet…
Koks geras būtų treneris, plaukti reikės plaukikui…
Taigi – kokius mokymų pasirinkimus turime? Nekalbėsiu apie atvejus, kai „online“ ir/ar „express“ būdu įmonės darbuotojai moko vieni kitus. Kalbėsiu apie vidinius ir išorinius mokymus, kuriems reikalingas organizavimas, laikas, priemonės, lektoriai…
Kada pakanka vidinių, o kada būtini išoriniai mokymai? Vienareikšmio atsakymo nėra, nes tai priklauso nuo daugelio faktorių: reikalingos paprastos, ar specializuotos žinios? Koks yra turimas ir siekiamas mokomųjų lygis? Kaip greitai norite pasiekti rezultatą? Ar turite kas gali tinkamai atlikti vidinius mokymus? Vidiniai mokymai turi vieną pranašumą – jie pigiau kainuoja. Bet yra ir trūkumų – vidinis lektorius, lyginant su profesionalu, beveik visada turi mažiau žinių „iš išorės“ ir neretai – gebėjimo tas žinias perduoti kitiems.
Gerai suprasti pačiam ir suprantamai paaiškinti kitiems – du skirtingi dalykai.
„Koją kiša“ ir faktorius, kad vidinį lektorių su mokiniais sieja pareiginiai ir/ar asmeniniai santykiai.
Ar gebėsite patikėti „pranašu iš savo kiemo“?
Visus mokymus sąlyginai skirstau į tris tipus. Pirmasis – mokymai, skirti suteikti mokymų dalyviams individualias, konkrečias žinias (pvz. – kalbų mokymas, kaip darbti su kompiuterine programa, kaip naudoti naują technologiją, įrenginį, ar metodiką…). Šių mokymų rezultatai turi būti matomi iškart po mokymų. Antrasis tipas – mokymai, skirti pagerinti mokymų dalyvių gebėjimą dirbti kartu (pvz. – psichologija, lyderiavimas, komandos formavimas…). Šių mokymų rezultatus matome ne iškart, nes gautų žinių pritaikymas iš pradžių leidžia tik suformuoti prielaidas pagerėjimui, o pats pagerėjimas ateina vėliau (ir tik su sąlyga kad suformuotos prielaidos buvo teisingos..). Trečiasis tipas – mokymai, kaip investicija į ateitį. Jų metu siekiama ne tiek suteikti žinias, kiek suformuoti tam tikrą darbuotojų požiūrį, įmonės filosofiją. Nuo pirmųjų dviejų mokymų tipų šie mokymai skiriasi iš esmės. Pirmiausia – jie neskirti kažkokiam konkrečiai išmatuojamam rezultatui pasiekti. Antras esminis skirtumas – trukmė. Žmonių požiūrio ir įmonės filosofijos pakeisti greitai neįmanoma, todėl paprastai tai būna ne atskiri mokymai, o etapais išdėstytas, tam tikros trukmės mokymų ciklas.
Strateginis mokymų planavimas – tai didesnė nauda ir mažiau nusivylimų.
Įmonės mokymus daro ne dėl proceso, o dėl rezultato, kuris turėtu tenkinti ir įmonės vadovus, ir mokymų dalyvius. Kodėl tai pavyksta toli gražu ne visada? Kokios dažniausiai daromos klaidos?
Norėdami pasiekti bet kokį tikslą, pirmiausia jį turime aiškiai suformuoti – ko konkrečiai siekiame ir kaip žinosime kad tikslas pasiektas. Ta pati taisyklė galioja ir mokymams. Nuo ko pradėti? Ant lentos, ar ant popieriaus lapo užrašykite kokios šiuo metu yra potencialių mokymų dalyvių kompetencijos, kuo jos netenkina ir kokios jos turėtų būti po mokymų. Stenkitės formuluoti konkrečiai:
- pvz.1: šiuo metu darbuotojas X derybas su partneriais veda tik su vertėju, kadangi nemoka ….. kalbos. Po mokymų jis turi gebėti derėtis be vertėjo. Šiuo metu vertėjas darbuotojo žinias vertina ….. balais 10 balų sistemoje. Ar mokymų tikslas pasiektas, po kiekvienų derybų ta pačia sistema įvertins tas pats vertėjas. Papildomas vertinimas – kiek kartų po mokymų derybose dar prireikė vertėjo paslaugų.
- pvz.2: šiuo metu padalinio vadovas susitvarko su keliamomis užduotimis, tačiau jo padalinyje tvyro įtampa – per paskutinįjį pusmetį personalo skyrius gavo X darbuotojų nusiskundimų dėl vadovo elgesio, Z darbuotojų vadovo elgesį nurodė kaip pagrindinę išėjimo iš darbo priežastį. Taip pat šis vadovas gavo žemiausią darbuotojų vertinimą metinio vertinimo metu. Per pusę metų po mokymų aukščiau minėti vadovo vertinimo rodikliai turi pagerėti ne mažiau nei du kartus. Galimas papildomas vertinimas – vadovo testavimas prieš ir po mokymų pasitelkiant profesionalų psichologą.
- pvz.3: nepaisant įdiegtos ir sertifikuotos kokybės valdymo sistemos, per mėnesį vid. gaunama X pretenzijų už bendrą vertę …..Eur, vidinis broko lygis sudaro …%, jo sutvarkymui reikia Y darbo valandų ir ……Eur. Kokybės vadovo analizė rodo kad pagrindinės tokios padėties priežastys – netinkamas darbuotojų požiūris ir žinių trūkumas. Aukščiau minėti kokybės rodikliai po mokymų turi pagerėti ne mažiau …% per I pusmetį, …% per II, …% per III, …% per IV ir toliau laikytis ne žemesniame lygyje. Papildomas vertinimas – vidinių ir išorinių auditų rezultatai prieš ir po mokymų.
Aiškiai suformuoti mokymų tikslai sudaro geras prielaidas atrinkti tinkamus mokymų organizatorius, sudaryti tinkamą mokymų programą ir objektyviai įvertinti mokymų rezultatus.
Bet kurių mokymų efektyvumas didėja jei teorinės žinios paremiamos praktiniais pavyzdžiais. Paprastai tokių pavyzdžių mokymų metu turi kiekvienas lektorius, tačiau tie pavyzdžiai būna arba bendro pobūdžio, arba iš kitų įmonių. Jei pateikiami pavyzdžiai iš savo įmonės, mokymų efektyvumas didėja ženkliai. Bet tokius pavyzdžius lektorius gali surinkti tik jei prieš mokymus atlieka įmonės auditą. Tai kainuoja, tačiau visais atvejais įmonės gauta papildoma nauda būna didesnė nei papildomos išlaidos.
Svarbu ne kiek išleidote mokymams, o kiek dėl mokymų eigoje gautų žinių galėsite uždirbti
Mokymų sėkmę įtakoja daug faktorių – temos aktualumas ir apimtis, grupės sudėtis ir dydis, mokymų medžiaga, lektoriaus darbas, mokymų intensyvumas, vieta, aplinka… Pagal reikšmingumą faktorius rikiuoju taip:
1) Temos aktualumas, kuris tiesiogiai siejasi su mokymų grupės sudėtimi. Jei tema dalyviams neaktuali, mokymų nesėkmė – garantuota. Už temos parinkimą atsakingas mokymų užsakovas. Gerų patarimų gali duoti mokymų organizatoriai ir lektorius. Ypač – jei jie jau pažįsta įmonę iš ankstesnių mokymų, ar audito.
2) Grupės sudėtis. Į grupę turi būti įtraukiami tik tie darbuotojai, kuriems mokymų tema aktuali dabar, arba matomoje ateityje. Jei įmanoma, darbininkai, vidurinės ir aukščiausios grandies vadovai turėtų būti išskirti į atskiras grupes, nes skiriasi jų atsakomybės, žinios, įtaka… Jei to nėra, lektorius atsiduria universalios padangos „rolėje“ (kuri, kaip žinote, gera tik savo universalumu, bet nusileidžia ir vasarinei, ir žieminei). Atskirais atvejais toks „mišrus“ grupės sudarymas yra būtinas – kai mokymai skirti komandinio darbo gerinimui, arba visą įmonę apimančiai sričiai (pvz. – kokybės valdymas…). Tokiu atveju mokymų metu turi galioti taisyklė – kuo aukštesnės dalyvio pareigos, tuo vėliau jis gali išreikšti savo nuomonę. Atidžiai pagalvokite prieš įjungdami į grupę nuolatos nepatenkintą, visuomet išskirtinę nuomonę turintį ir ją „aršiai“ ginantį darbuotoją – net talentingam lektoriui gali būti labai sunku nepaversti mokymų į nuolatinę diskusiją „apie viską ir apie nieką“. Optimalus grupės dydis – iki 12 dalyvių, maksimalus – 20. Kuo didesnis grupės dydis, tuo labiau mokymai virsta į paskaitą. Už grupės sudėties ir dydžio parinkimą atsakingas mokymų užsakovas.
3) Temos apimtis ir mokymo intensyvumas – tai tiesiogiai susiję su grupės sudėtimi. Tuos pačius dalykus skirtingą išsilavinimą ir patirtį turintiems žmonėms reikia perteikti kiek skirtingai. Darbininkams dėstoma su min teorijos ir max praktinių pavyzdžių, o vadovams būtina įtraukti platesnį „matymą“, sąsajas su kitais veiksniais tam, kad jie galėtų ne tik įvertinti dabartį, bet ir modeliuoti ateitį. Mokymų trukmė vadovams – iki 8val., darbininkams – max 2val (rekomenduoju iki 1val.). Mokymų intensyvumas vadovams – max 1d. per savaitę (dėmesio – įvertinkite visus mokymus!), min 1d. per pusmetį. Jei mokymai tęstiniai (kelios dienos ta pačiai tema), tarpai tarp atskirų dienų neturi viršyti 1mėn. Darbininkams tinkamiausi trumpi (iki 30min.) praktiniai mokymai-instruktavimai tiesiog darbo vietose, kad ir kasdien. Už mokymų apimties ir intensyvumo parinkimą atsakingas mokymų užsakovas. Gerų patarimų gali duoti mokymų organizatoriai ir lektorius.
4) Lektorius. Geras lektorius gali „ištraukti“ ir netinkamai organizuotus mokymus, blogas – „nuskandinti“ ir puikiai organizuotus. Bet jokios oficialios lektorių „klasifikacijos“ nėra – pasirinkdami galime vadovautis tik asmeniniais įspūdžiais ir patirtimi. Idealu, jei įmonės atstovas gali sudalyvauti potencialaus lektoriaus vedamuose atviruose mokymuose. Labai padeda informacija iš trečios šalies – užsakovų, kurie su lektoriumi jau dirbo. Bet ją reikia „prafiltruoti“ – užsakovas ne visada objektyviai atskleis kiek mokymų rezultatus įtakojo lektorius ir kiek – pats užsakovas.
5) Mokymų medžiaga. Būtina tik kai perduodamos techninės, technologinės ar kitos konkrečios žinios. Akiračio plėtros, ar požiūrio formavimo mokymams medžiaga – beveik bevertė, nes po mokymų dažniausiai visam laikui nugula spintoje…
6) Kiti veiksniai. Nesvarbu kas – mokymų organizatorius ar užsakovas prisiėmė atsakomybę už mokymų vietos parinkimą ir aplinkos paruošimą, bet šis darbas turi būti tinkamai atliktas įvertinus visus veiksnius – dalyvių susodinimą ir ekrano patalpinimą taip, kad visi viską matytų, patogią sėdėseną, tylią aplinką, tinkamą patalpų temperatūrą ir vėdinimą, tinkamą maitinimą. Organizuoti mokymus įmonės patalpose – pigiau, „savoje“ aplinkoje dalyviai jaučiasi laisviau, galima tiesiog darbo vietose atlikti praktines užduotis. Pagrindinis trūkumas – reguliarus mokymų dalyvių iškvietinėjimas „nes labai reikia“.
Detalus mokymų suplanavimas ir tinkamas pasiruošimas visada įtakoja, o kartais ir nulemia mokymų rezultatą.
Pabaigai – apie „europinius“ pinigus. Jų atsiradimas mokymų rinką labai pagyvino, suteikė įmonėms didesnes mokymosi galimybes, tačiau padarė ir „meškos paslaugą“ – mokėsi visi, visko ir daug. Turėjau pavyzdžių kai įmonėje iš penkių savaitės darbo dienų trys buvo suplanuotos mokymams. Rezultatas – dalyvių kasdieniniai darbai nepadaryti, dalyvavimas mokymuose nesiekė nei 50%, visi susinervinę, įsitempę… Neteko sutikti nei vieno įmonės vadovo, ar savininko, kuris būtų patenkintas tokių „mokymų“ rezultatais. Ne retas vadovas po tokių „pigių“ mokymų pripažino kad pigiau būtų buvę daryti savo lėšomis. Ypač kai įvertindavo kad tokiu atveju galima lanksčiai pasirinkti mokymų tempą, minimalus derinimas, nereikia rinkti agentūroms duomenų, ruošti ataskaitų, atsiskaitinėti…
Visos įmonės gali pateikti kiek ES fondų lėšų jos įsisavino, bet neteko matyti nei vieno skaičiavimo kiek tas „įsisavinimas“ joms kainavo…
Autorius:
Ričardas Matulionis
Verslo konsultantas, praktikas
